CRM & KI-Automation für Physiotherapie
CRM & KI-Automation für Physiotherapie: weniger Telefonlast, vollere Terminplanung
In einer Physiotherapie-Praxis entscheidet das Telefon über die Auslastung: Während der Behandlung kann niemand abnehmen, der Anrufer probiert es bei der nächsten Praxis. Wir bauen für Physiotherapie-Praxen ein System aus GoHighLevel-CRM, automatischer Terminerinnerung, Warteliste und Bewertungs-Funnel, ergänzt durch einen KI-Voice-Assistenten am Telefon und einen KI-Chatbot auf Website und WhatsApp, die Anliegen rund um die Uhr annehmen und Termine anbieten.
Über 18 Jahre Erfahrung für deinen Erfolg
Dirk Schmid und das Team der Upscaled Media GmbH
Aus unserer Automations-Praxis
Systeme, die im Hintergrund arbeiten
Auswahl unserer Automations-Projekte aus Gesundheit, Dienstleistung und Handwerk: die gleichen Systeme, mit denen wir auch Physiotherapie-Praxen von Telefonlast befreien und die Terminplanung stabil halten.
Gesundheitszentrum Physio Family Koblenz, Inhaber Kristian und Elisa Kroth
Gesundheitszentrum Fit im Norden, Fin Gesundheitszentrum GmbH & Co. KG, Geschäftsführer Marvin Großkrüger
Fitnessstudio OSF 365 Performance Club, ein Studio der Olympia Fitness-Sport Buchholz GbR
Therapie & Beratung Praxis für Kunsttherapie Dr. Petra Heymann
Praxis-Automation für Physiotherapie im Überblick
Sechs Bausteine, die ineinandergreifen: von der ersten Terminanfrage bis zur Google-Bewertung nach der letzten Einheit
Anfrage- und Lead-Nachverfolgung
Jede Terminanfrage über Website, Anruf, WhatsApp oder Anzeige landet an einer Stelle, wird nach Anliegen sortiert (Rezept oder Selbstzahler, Hausbesuch, Trainingsangebot) und sofort beantwortet, auch wenn gerade niemand an der Rezeption steht.
- • Alle Kanäle in einem Posteingang
- • Automatische Antwort in Sekunden
- • Nachfassen bei unbeantworteten Anfragen
KI-Chatbot für Website & WhatsApp
Ein autonomer KI-Mitarbeiter beantwortet organisatorische Fragen zu Öffnungszeiten, Rezept-Ablauf, Hausbesuch oder Selbstzahler-Angeboten rund um die Uhr und nimmt Terminwünsche auf. Ist der Praxiskalender direkt angebunden, bucht er freie Slots selbst. Ist keine Kalender-Anbindung vorgesehen, läuft der verbindliche Terminwunsch über GoHighLevel an die Rezeption, die ihn manuell in die Praxissoftware überträgt. Bei gesundheitlichen Fragen verweist er ans Praxisteam.
- • Chat-Widget für deine Praxis-Website
- • Autonome Antworten auf WhatsApp Business
- • Verbindlichen Terminwunsch aufnehmen, Buchung je nach Kalender-Anbindung
KI-Voice-Assistent am Telefon
Der größte Hebel in der Physiotherapie: Der Voice-Assistent nimmt Anrufe an, spricht natürlich, klärt das Anliegen, bietet passende Termine an und übergibt an die Rezeption, sobald es komplex wird. Kein Band, kein Warteschleifen-Ärger, keine verlorenen Anrufer.
- • Anrufannahme auch während der Behandlung
- • Natürliches Gespräch statt Anrufbeantworter
- • Übergabe an die Rezeption bei komplexen Fällen
Terminerinnerung & Ausfall-Nachbesetzung
No-Shows und Kurzfristabsagen kosten direkt Umsatz, weil die Einheit leer bleibt. Das System erinnert automatisch per SMS und WhatsApp, fragt die Bestätigung ab und bietet frei werdende Termine sofort den Patienten auf der Warteliste an.
- • Erinnerung per SMS und WhatsApp
- • Bestätigungs-Abfrage vor dem Termin
- • Automatische Nachbesetzung aus der Warteliste
5-Sterne-Bewertungs-Funnel
In Heilberufen ist die Bewertung der stärkste Vertrauensfaktor, nur bewerten Patienten selten von sich aus. Nach abgeschlossener Behandlungsserie lädt der Funnel alle Patienten gleichermaßen zur Google-Bewertung ein, ohne Filter davor. Parallel läuft eine interne Feedback-Abfrage, damit Kritik auch die Praxisleitung erreicht.
- • Automatische Einladung nach der Serie
- • Einladung für alle, dazu eine interne Feedback-Abfrage
- • Mehr Bewertungen als Grundlage für lokale Sichtbarkeit
GoHighLevel-CRM & Reporting
Wir setzen dein System mit GoHighLevel auf, alle Funktionen kommen aus einer Hand: Pipeline, E-Mail- und WhatsApp-Automation, Kalender, Bewertungs-Funnel und Tracking. Das Live-Dashboard zeigt Anfragen, gebuchte Termine, Ausfallquote und Bewertungs-Entwicklung.
- • GoHighLevel-Setup für Physiotherapie-Praxen
- • Pipeline von der Anfrage bis zur Folgeverordnung
- • Live-Dashboard und monatlicher Optimierungs-Report
Ich bin äußerst zufrieden mit den Leistungen von Dirk Schmid und seinem Team. Die schnelle und unkomplizierte Umsetzung meiner Vorstellungen für meine neue Website hat mich von Anfang an überzeugt. Die Ausarbeitung im Detail und der textliche Feinschliff basierten auf einer sehr angenehmen Atmosphäre der Zusammenarbeit. Mein vielseitiges Angebot bekam Raum, Klarheit, Struktur und eine farbenfrohe Sichtbarkeit. Ich empfehle Upscaled Media uneingeschränkt als professionellen und kreativen Partner.
Dirk von Upscaled Media hat mir einen Schritt für Schritt Plan für meine Website erstellt, um mein SEO zu verbessern. Bei Rückfragen steht er immer zur Verfügung und gibt mir wertvolle Tipps für die Verbesserung meiner Sichtbarkeit. Die Zusammenarbeit ist sehr angenehm und entspannt. Ich kann ihn wärmsten empfehlen!
Einem muss klar sein, dass man anfangs und monatlich natürlich etwas Geld in die Hand nehmen muss, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Doch wer gerade an dem Punkt steht zu überlegen oben man das Risiko eingeht oder nicht, kann ich nur dazu raten diese Chance zu nutzen! Gerade wenn es um nachweisbare Ergebnisse, schnelle Kommunikationswege und vor allem den ROI geht, ist man hier genau an der richtigen Adresse. Ich kann das ganze Team vollständig weiterempfehlen und wünsche alles Gute:)
Die Zusammenarbeit mit Upscaled im Bereich Websiteerstellung und Betreuung, sowie SEO-Optimierung kann ich sehr empfehlen. Die Betreuung und Kommunikation ist stets professionell, ehrlich und schnell. Kundenwünsche werden ernstgenommen und zügig umgesetzt. Durch das Know-How von Herr Schmid wurde unsere online Sichtbarkeit stark erhöht, sodass wir unser Werbebudget sogar minimieren konnten. Klare Weiterempfehlung!
Wir sind absolut zufrieden mit der Zusammenarbeit mit der Upscaled Media GmbH und Dirk Schmid! Besonders bei der Bewerbung unserer Produkte und Leistungen hat uns Dirk mit seiner Expertise im digitalen Marketing, vor allem in Form von Suchmaschienenoptimierung und Google Ads enorm weitergeholfen. Durch gezielte Strategien und automatisierte Prozesse konnten wir unsere Sichtbarkeit spürbar steigern und deutlich mehr qualifizierte Anfragen gewinnen. Auch bei der Mitarbeitersuche hat er uns sehr effektiv unterstützt – mit messbarem Erfolg. Dirk arbeitet schnell, lösungsorientiert und denkt unternehmerisch mit. Die Zusammenarbeit ist nicht nur professionell, sondern auch menschlich top. Ganz klare Empfehlung für alle, die ihr Unternehmen digital nach vorne bringen wollen!
Sehr gute langjährige Kooperation, sachlich und kreativ aber trotzdem persönlich, auch in Notfällen immer erreichbar und hilfsbereit. Seit der Zusammenarbeit hat sich die Auffindbarkeit im Internet von unserem Unternehmen um das fünffache gesteigert.
Dirk und sein Team sind absolut professionell und konnten meinen Internetauftritt nicht nur verbessern, sonder ihn auch auf einen neue Stufe heben. Anfragen kommen nun fast täglich rein und die Kunden finden mich schneller. Auch die Kommunikation zwischen meinen Kunden und mir konnte er mit seinem Team verbessern, in dem er die richtigen Einstellungen vornahm. Ich bin froh, in seiner Betreuung zu sein und kann ihn für einen professionellen Internetauftritt und eine dafür notwendigen Betreuung nur wärmsten empfehlen. TOP - Arbeit !!!
Ein toller Partner für all unsere Anliegen rundum Webauftritt und Mediengestaltung! Ich bin mit den Leistungen des Teams von Upscaled Media immer sehr zufrieden und arbeite gerne mit ihnen zusammen! Eine klare Empfehlung meinerseits.
Super geholfen und freundlich super Arbeit die hier geleistet wird
Ich habe kürzlich an einem Webinar teilgenommen und ich bin absolut begeistert! Das Webinar war äußerst informativ und gut strukturiert. Die Präsentatoren waren sehr kompetent und konnten die Inhalte klar und verständlich vermitteln. Ich habe eine Menge neuer Erkenntnisse gewonnen und fühle mich jetzt viel sicherer in dem behandelten Thema.
Wenn Sie auf der Suche nach einer Agentur sind, die Ihr Projekt schnell und transparent abwickelt, dann sollten Sie sich unbedingt mit Upscaled Media GmbH in Verbindung setzten! Sie haben immer gehalten, was sie versprochen und ihr Service ist hervorragend. Ich würde sie jedem, der eine zuverlässige Agentur sucht, wärmstens empfehlen!!!!
Professionelle Leistungen und Lösungen! Bin total zufrieden und kann die Zusammenarbeit nur weiterempfehlen!
Dirk Schmid weiß, wovon er spricht und er setzt um, was er verspricht. Aufgrund seiner langjährigen Erfahrung weiß er, wo er den Finger in die Wunde legen muss, liefert wertvolle Hinweise und setzt diese auch wirkungsvoll um. Nach ausführlichen Abstimmungsgesprächen haben wir ihm im Bereich SEO-Optimierung freie Hand gelassen und tatsächlich sind unsere Google-Rankings in kürzester Zeit signifikant nach oben gegangen. Wir freuen uns über eindeutig gestiegene Seitenbesuche und gezielte Anfragen und sind gespannt auf die weitere Zusammenarbeit.
Dirk hat meine neue Webpage gestaltet und ich bin mit dem Ergebnis wirklich sehr zufrieden. Er ist immer verfügbar, reagiert superschnell und findet immer eine Lösung. In nur einem Monat hat sich die Zahl der Anfragen massiv gesteigert.
Dirk Schmid ist der zuverlässigster Partner, mit dem ich bisher eng zusammen gearbeitet habe. Seine Liebe zum Detail ist einfach einzigartig und seine Dienstleistung absolut empfehlenswert. Wir arbeiten bereits seit über 5 Jahren zusammen und ich konnte mich bisher immer auf ihn verlassen, wenn es darum ging, die Webseite auf dem Top Zustand zu halten und dafür zu sorgen, dass die Seite nahezu beste Positionierung erreicht.
Wir arbeiten schon seit mehreren Jahren mit der SEO und Webdesign Firma Upscaled Media aus Koblenz zusammen. Ich habe mir bereits mehrere Webseiten erstellen lassen und auch meine Adwords Werbekampagnen werden von denen verwalten. Wenn Sie auf der Suche nach einem Wordpress Webdesigner aus Koblenz sind, sollten Sie sich mal bei denen melden.
Ich habe Upscaled Media über einen Bekannten kennengelernt und schon bei unserem ersten Treffen hatte ich das Gefühl in guten Händen zu sein. Die weitere Zusammenarbeit erwies sich mehr als angenehm. Alle meine Wünsche und Bedenken wurden mit höchster Sorgfalt aufgenommen und bearbeitet. Die erstellte Webpräsens hatte schon in den ersten Monaten eine durchschlagende Kraft im Netz und hatte die Konkurrenz weit nach hinten versetzt.
Herr Schmid berät uns nachhaltig. Er meldet sich umgehend und ist immer mit vollem Einsatz dabei. Wir können ihn absolut weiterempfehlen. Upscaled Media ist sehr engagiert!
Guter Service, schnelle und ideenreiche Umsetzung bei unseren Marketingstrategien
Der KI-Voice-Assistent nimmt jeden Anruf an, auch mitten in der Behandlung
Das Telefon ist in der Physiotherapie der Punkt, an dem die meisten Patienten verloren gehen. Unser KI-Voice-Assistent nimmt den Anruf an, spricht in natürlicher Sprache, klärt das Anliegen (neuer Termin, Verschiebung, Rezept-Frage, Hausbesuch, Selbstzahler-Angebot), bietet freie Slots an und legt den Kontakt sauber im CRM ab. Wird es komplex oder geht es um Gesundheitliches, übergibt er an die Rezeption oder hinterlässt einen Rückruf-Auftrag mit allem, was das Team wissen muss. Medizinische Auskunft gibt er nicht, und genau das ist gewollt.
Wie KI-Automation funktioniert
Volle Kalender durch Erinnerung, Warteliste und Folgeverordnung
Eine kurzfristige Absage ist nur dann ein Verlust, wenn die Einheit leer bleibt. Das System erinnert automatisch per SMS und WhatsApp, holt die Bestätigung ein und bietet einen frei werdenden Slot sofort den passenden Patienten auf der Warteliste an, wer zuerst zusagt, bekommt den Termin. Nach Abschluss einer Rezeptserie läuft die nächste Strecke an: Erinnerung an die Folgeverordnung, Hinweis auf Zehnerkarte, Trainingsangebot oder Präventionskurs. Rezept-Patienten und Selbstzahler werden dabei getrennt angesprochen, mit jeweils passendem Timing.
Multi-Channel-Strategie ansehen
Bewertungs-Funnel für Heilberufe, mit klarer Datengrenze
Patienten sind zufrieden und sagen es trotzdem niemandem. Der Bewertungs-Funnel fragt nach abgeschlossener Behandlungsserie automatisch nach und lädt alle Patienten gleichermaßen zur Google-Bewertung ein, ohne Filter vor der Einladung. Zusätzlich läuft eine interne Feedback-Abfrage, damit Kritik das Praxisteam erreicht und in der Praxis etwas verändert. Abgefragt wird ausschließlich die Zufriedenheit mit Organisation und Betreuung, keine Diagnosen und keine Befunde. Weil schon die Patienteneigenschaft ein besonderes Datum nach Artikel 9 DSGVO ist, laufen alle Strecken mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Datensparsamkeit und dokumentierter Einwilligung, sauber getrennt von der Behandlungsdokumentation.
Bewertungs-Funnel kennenlernenCRM & Automation für jeden Physiotherapie-Praxistyp
Eine neurologische Schwerpunktpraxis braucht andere Terminlogik als eine Sportphysiotherapie mit Trainingsfläche oder eine mobile Praxis mit Hausbesuchen: andere Serienlängen, andere Wiederkehr-Zyklen, andere Fragen am Telefon. Wir konfigurieren GoHighLevel passgenau auf deinen Praxistyp und dein Behandlungsspektrum, von Rezept-Patienten bis Selbstzahler.
Physiotherapie-Referenzen im Detail
So sieht erfolgreiches Marketing für Physiotherapie in der Praxis aus
2 Beispielprojekte mit Problem, Lösung und Ergebnis, transparent aus unserer Physiotherapie-Praxis.
Gesundheitszentrum Physio Family Koblenz, Inhaber Kristian und Elisa Kroth
Aus der Physiotherapiepraxis ist mit Physio Family ein Gesundheitszentrum geworden: Krankengymnastik und Reha, dazu Ergotherapie, Kurse mit eigenem Wochenplan, Heilpraktik und Selbstzahlerleistungen bis hin zur Leistungsdiagnostik. Die alte WordPress-Seite bildete davon nur einen Ausschnitt ab. Patienten suchen zudem selten nach der Behandlung, sondern nach ihrer Beschwerde.
79 Seiten für Physio Family: 25 Leistungen, 26 Beschwerdebilder von Arthrose bis Kreuzband-OP, sieben Selbstzahlerleistungen, vier Kurse und ein eigener Bereich für Longevity und Performance, dazu Team, Netzwerk und der Praxispodcast. Anfragen laufen über ein Formular mit Rezept-Upload, der Anamnesebogen erzeugt den Behandlungsvertrag als PDF. 74 alte Adressen leiten weiter.
Jede Beschwerde und jede Leistung hat eine eigene Seite, statt in einer Sammelseite unterzugehen. Rezept, Anamnese und Terminanfrage laufen digital, die Praxis bekommt den Vorgang vorbereitet statt am Telefon. Damit ist die Grundlage gelegt, über jedes einzelne Beschwerdebild gefunden zu werden.
Gesundheitszentrum Fit im Norden, Fin Gesundheitszentrum GmbH & Co. KG, Geschäftsführer Marvin Großkrüger
Das Angebot reicht von Physiotherapie und Osteopathie über medizinische Trainingstherapie bis zu Präventionskursen, verteilt auf mehrere Standorte mit jeweils eigenem Einzugsgebiet. Interessenten suchen dabei sehr unterschiedlich: mal nach einer konkreten Behandlung, mal nach einem Kurs, mal einfach nach einem Studio in der Nähe.
Google-Ads-Kampagnen getrennt nach Standort und Anliegen, damit jede Anzeige auf der passenden Seite landet und sich die Standorte nicht gegenseitig das Budget wegnehmen. Dazu Suchmaschinenoptimierung für die Standort- und Leistungsseiten sowie eine saubere Messung der Anfragen über Terminbuchung und Formulare.
Für jeden Standort und jedes Anliegen gibt es die passende Anzeige und die passende Seite dahinter. Anfragen über Terminbuchung und Formular sind messbar, dadurch ist erkennbar, welche Kampagnen tatsächlich Patienten und Mitglieder bringen.
Warum Physiotherapie-Praxen auf Automation setzen
Was du gewinnst, wenn die Organisation nicht mehr zwischen zwei Behandlungen passieren muss
Das Telefon verliert keinen Patienten mehr
Anrufe werden angenommen, auch wenn alle Therapeuten am Patienten sind. Wer nicht in der Leitung hängt, ruft nicht bei der nächsten Praxis an.
Weniger leere Einheiten im Kalender
Erinnerung, Bestätigungs-Abfrage und Nachbesetzung aus der Warteliste greifen automatisch. Jede nachbesetzte Absage ist Umsatz, der sonst weg wäre.
Wiederkehr ohne Nachtelefonieren
Nach der letzten Einheit erinnert das System an Folgeverordnung, Zehnerkarte, Trainingsangebot oder Präventionskurs. Die Rezeption muss niemandem hinterherlaufen.
Bewertungen, die von selbst kommen
Der Funnel fragt nach abgeschlossener Serie automatisch. Mehr Google-Rezensionen heißt mehr Sichtbarkeit und mehr Vertrauen vor dem ersten Anruf.
Die Rezeption wird entlastet, nicht ersetzt
Routine läuft automatisch, komplexe Fälle landen weiterhin beim Team. So bleibt Zeit für die Patienten, die gerade vor dem Tresen stehen.
Saubere Trennung von Organisation und Behandlung
Die KI-Kanäle nehmen keine Diagnosen und keine Befunde auf, sie erfassen Kontaktdaten, Anliegen und Terminwunsch. Weil schon die Patienteneigenschaft ein besonderes Datum nach Artikel 9 DSGVO ist, laufen alle Strecken mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Datensparsamkeit und dokumentierter Einwilligung. Diagnosen, Befunde und Dokumentation bleiben in deiner Praxissoftware.
Marketing-Automation für Physiotherapie: die Organisation läuft im Hintergrund, du behandelst
Die meisten Physiotherapie-Praxen verlieren Patienten nicht an der Behandlungsqualität, sondern an der Organisation. Das Telefon klingelt, während alle Therapeuten am Patienten sind. Die Rezeption ist nur stundenweise besetzt. Kurzfristige Absagen bleiben unbesetzt, obwohl zehn Leute auf einen Termin warten. Nach der letzten Einheit einer Rezeptserie meldet sich niemand mehr, obwohl Folgeverordnung, Zehnerkarte oder ein Präventionskurs der logische nächste Schritt wären. Genau hier setzt unsere Automation an: Ein KI-Voice-Assistent nimmt Anrufe an, führt ein natürliches Gespräch, klärt das Anliegen, bietet freie Termine an und übergibt an die Rezeption, sobald es komplex wird. Ein KI-Chatbot macht dasselbe auf der Website und per WhatsApp, auch abends und am Wochenende. Terminerinnerungen, Bestätigungs-Abfragen und die automatische Nachbesetzung aus der Warteliste halten die Kalender voll. Das gilt für das gesamte Behandlungsspektrum, für Rezept-Patienten genauso wie für Selbstzahler. Wichtig dabei: Das System organisiert Termine und Kontakte, es ersetzt weder deine Praxissoftware noch die medizinische Dokumentation.
Was eine moderne Praxis-Automation in der Physiotherapie leistet
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Online-Marketing für Physiotherapie
Das große Ganze: SEO, Ads, Webdesign und Automation als geschlossenes System für deine Praxis.
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Die Basis jeder Automation: eine Praxis-Website, die Terminanfragen sauber ans CRM übergibt.
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Damit das automatisierte System genug Anfragen bekommt: Top-Rankings für Physiotherapie [Stadt] und die Behandlungs-Schwerpunkte.
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Sofort sichtbare Anfragen aus Google Ads und Meta Ads, besonders für Selbstzahler-Angebote.
Mehr erfahrenFAQ
Häufig gestellte Fragen: CRM & KI-Automation für Physiotherapie
Ersetzt das System unsere Praxissoftware?
Nein, und das soll es auch nicht. Deine Praxissoftware bleibt für Rezeptverwaltung, Abrechnung, Behandlungsdokumentation und Befunde zuständig. Wir setzen auf GoHighLevel und decken damit alles rund um Erreichbarkeit, Terminorganisation, Nachverfolgung, Erinnerungen und Bewertungen ab. Die beiden Ebenen bleiben sauber getrennt: Organisation und Kommunikation im CRM, alles Medizinische in der Praxissoftware.
Wie sieht das datenschutzrechtlich aus, wir arbeiten mit Patientendaten?
Deshalb ziehen wir eine klare Grenze. Die KI-Kanäle nehmen keine Diagnosen und keine Befunde auf, sie erfassen Kontaktdaten, das Anliegen in freier Form und den Terminwunsch. Schon die Information, dass jemand Patient deiner Praxis ist, ist ein besonderes Datum nach Artikel 9 DSGVO. Deshalb laufen alle Strecken mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Datensparsamkeit, dokumentierter Einwilligung für SMS und WhatsApp und einer strikten Trennung zwischen Terminorganisation und Behandlungsdokumentation. Wir leisten dabei keine Rechtsberatung und sagen keine Rechtssicherheit zu: Die datenschutzrechtliche Bewertung bleibt bei deiner Praxis, wir bauen das System so, dass so wenig Daten wie möglich anfallen.
Merken Patienten, dass da eine KI antwortet?
Viele merken es nicht sofort, weil der Voice-Assistent in natürlicher Sprache spricht und auf Rückfragen eingeht. Wir verstecken es trotzdem nicht: Der Assistent stellt sich als digitaler Assistent der Praxis vor. Das kommt erfahrungsgemäß gut an, weil der Anrufer sofort drankommt statt ins Leere zu telefonieren. Wer lieber mit einem Menschen spricht, wird direkt an die Rezeption übergeben oder bekommt einen Rückruf-Termin.
Was passiert, wenn am Telefon eine medizinische Frage kommt?
Dann gibt der Assistent keine Auskunft und keine Einschätzung ab, sondern verweist ans Praxisteam. Das ist fest hinterlegt und nicht verhandelbar. Fragen zu Beschwerden, Behandlungsverläufen oder Therapieempfehlungen gehören ins Praxisteam, nicht in einen automatisierten Kanal. Der Assistent notiert das Anliegen, legt einen Rückruf-Auftrag an und informiert die Rezeption. Aus dem gleichen Grund geben wir keine Heilungsversprechen und keine Garantien auf Behandlungserfolg aus, das Heilmittelwerbegesetz zieht hier enge Grenzen.
Wie aufwändig ist die Einführung für unser Team?
Der Aufwand auf deiner Seite liegt bei wenigen Stunden. Wir brauchen deine Leistungen, Öffnungszeiten, Behandlungsdauern, die typischen Fragen am Telefon und deine Spielregeln für Termine. Daraus bauen wir die Gesprächslogik, du liest sie gegen, wir passen an. Ein Basis-Setup mit CRM, Terminerinnerung und Bewertungs-Funnel ist in ein bis zwei Wochen produktiv, der komplette Ausbau mit KI-Voice-Assistent und Chatbot braucht drei bis vier Wochen. Wir liefern in Schritten, die ersten Hebel laufen meist schon nach wenigen Tagen.
Was kostet eine Praxis-Automation für Physiotherapie monatlich?
Unsere Einstiegs-Setups starten im niedrigen dreistelligen Bereich pro Monat, die GoHighLevel-Lizenz ist enthalten. Umfangreichere Setups mit KI-Voice-Assistent, Chatbot und mehreren Wiederkehr-Strecken liegen entsprechend höher. Rechnen lässt sich das gut über zwei Größen: die Zahl der Anrufe, die bisher niemand annehmen konnte, und die Zahl der Einheiten, die durch Ausfälle leer geblieben sind.
Was passiert konkret mit Terminausfällen und der Warteliste?
Jeder Termin bekommt eine automatische Erinnerung per SMS oder WhatsApp mit Bestätigungs-Abfrage, allein das senkt die No-Show-Quote spürbar. Sagt jemand ab, geht der frei gewordene Slot automatisch an die Patienten auf der Warteliste, die für diese Zeit und diesen Behandlungstyp passen. Wer zuerst zusagt, bekommt den Termin. Ist der Praxiskalender direkt angebunden, aktualisiert er sich automatisch. Ist keine Anbindung vorgesehen, liegt die Zusage als verbindlicher Terminwunsch in GoHighLevel, und die Rezeption überträgt ihn manuell in die Praxissoftware, statt hinterherzutelefonieren. Kommt keine Zusage, landet der Slot in der Übersicht, damit die Rezeption ihn manuell vergeben kann.
Noch weitere Fragen? Wir helfen gerne weiter.
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