Handwerkersoftware 2026: Vergleich, Kosten und worauf es wirklich ankommt

Angebote in Word, Stunden auf Zetteln, Fotos im WhatsApp-Chat und die Rechnung im alten Programm auf dem Büro-PC. So arbeiten noch viele Betriebe. Eine gute Handwerkersoftware bündelt das alles an einem Ort: vom Angebot über die Plantafel bis zur Rechnung. Nur: Es gibt Dutzende Anbieter, und fast alle versprechen dasselbe.

In diesem Ratgeber vergleichen wir elf Lösungen, die in Deutschland verbreitet sind. Du erfährst, was sie kosten, ob sie in der Cloud oder auf einem eigenen Server laufen und worauf du beim Wechsel achten musst. Und wir schauen auf einen Punkt, den fast alle anderen Vergleiche auslassen: Lässt sich die Software mit deinem Marketing verbinden, damit neue Anfragen nicht mehr von Hand abgetippt werden müssen?

Alle Preise und Funktionen haben wir am 20. Oktober 2026 direkt auf den Herstellerseiten geprüft. Preise verstehen sich netto.

⚡ Das Wichtigste in Kürze

• Cloud schlägt Windows-Server. Moderne Handwerkersoftware läuft im Browser und als App. Du brauchst keinen eigenen Server, keine Updates per CD und kommst von der Baustelle an alle Daten.
• E-Rechnung wird ab 2027 Pflicht. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss Geschäftskunden ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen schicken. Für alle anderen gilt das ab 2028.
• Die Schnittstelle entscheidet über Tempo. Nur ein Teil der Anbieter hat eine offene, dokumentierte Schnittstelle (API). Dazu gehören HERO, Craftnote, Das Programm, openHandwerk und Craftboxx.
• Preise: Kleine Betriebe zahlen meist zwischen 15 und 80 Euro pro Nutzer und Monat. Größere Branchenlösungen kosten deutlich mehr oder gibt es nur auf Anfrage.
• Beim Wechsel gilt: Bücher und Jahresabschlüsse musst du zehn Jahre aufbewahren, Rechnungen und andere Buchungsbelege acht Jahre. Das Altsystem darf deshalb nicht einfach verschwinden.

🧰 Was ist Handwerkersoftware und was nicht?

Handwerkersoftware ist ein Programm, das den Ablauf eines Auftrags abbildet. Typisch sind diese Bausteine:

• Angebot und Rechnung, oft mit Abschlags- und Schlussrechnung
• Aufmaß (also das Vermessen vor Ort, das direkt ins Angebot fließt)
• Plantafel, die zeigt, wer wann auf welcher Baustelle ist
• Baustellendokumentation mit Fotos, Bautagebuch und Abnahmeprotokoll
• Zeiterfassung per App
• Material und Großhandel, also Preislisten einlesen und direkt bestellen
• Übergabe an den Steuerberater, meist per DATEV-Export

Davon abzugrenzen sind zwei andere Arten von Software, die oft in einen Topf geworfen werden:

Buchhaltungsprogramme wie sevDesk oder Lexware Office schreiben Rechnungen und bereiten die Buchhaltung vor. Aufmaß, Plantafel oder Baustellenfotos haben sie nicht. Viele Handwerkerprogramme binden sie deshalb einfach an, statt sie zu ersetzen.

Ein CRM (Kundenverwaltung mit Fokus auf Vertrieb) kümmert sich um das, was vor und nach dem Auftrag passiert: Anfragen annehmen, nachfassen, Bewertungen einholen, Stammkunden wieder ansprechen. Wie sich ein CRM für Handwerker von der Betriebssoftware unterscheidet, haben wir in unserem Vergleich CRM für Handwerker: GoHighLevel, HubSpot oder Excel ausführlich beschrieben. Kurz gesagt: Die Handwerkersoftware erledigt den Auftrag. Das CRM sorgt dafür, dass genug Aufträge reinkommen.

☁️ Cloud oder Windows-Server im Büro?

Viele Betriebe arbeiten noch mit einem Programm, das auf einem Server im Büro installiert ist. Das hat lange funktioniert. Heute spricht aber vieles für eine Cloud-Lösung, also Software, die beim Anbieter läuft und die du über Browser und App nutzt.

Was für die Cloud spricht

• Zugriff von überall. Der Monteur sieht auf der Baustelle den Auftrag, macht Fotos und stempelt seine Zeit. Das Büro sieht alles sofort.
• Keine Server-Pflege. Kein Gerät im Abstellraum, keine Datensicherung auf USB-Festplatten, kein IT-Dienstleister, der für Updates vorbeikommen muss.
• Neue Pflichten kommen per Update. Neue Vorgaben wie die E-Rechnung spielt der Anbieter zentral ein. Bei lokal installierter Software musst du das Update selbst einspielen lassen, manchmal braucht es dafür eine neue Lizenz.
• Schnittstellen sind einfacher. Cloud-Programme lassen sich deutlich leichter mit anderen Diensten verbinden, etwa mit deinem CRM, deinem Kalender oder einem KI-Telefonassistenten. Die rein lokal installierten Programme in unserem Vergleich haben keine offene Schnittstelle.

Was du ehrlich bedenken solltest

• Internet auf der Baustelle. Nicht überall gibt es Netz. Frag nach, ob die App offline arbeitet. Das Programm wirbt zum Beispiel damit, dass die App offline mit bis zu 10.000 Artikeln und Leistungen funktioniert.
• Laufende Kosten. Statt einmal zu kaufen, zahlst du jeden Monat. Rechne beim Vergleich ehrlich mit, was dich der eigene Server, die Wartung und die Updates heute kosten.
• Abhängigkeit vom Anbieter. Kläre vor dem Vertrag, wie du deine Daten wieder herausbekommst und in welchem Format.
• Serverstandort. Auf den meisten Herstellerseiten haben wir keine klare Angabe gefunden, wo die Daten liegen. Frag schriftlich nach, ob die Server in Deutschland oder der EU stehen.

Unsere Einschätzung: Wer heute neu auswählt, sollte eine Cloud-Lösung nehmen. Lokale Programme wie STREIT V.1 oder TAIFUN sind ausgereift und sehr umfangreich. Für Betriebe, die ihre Abläufe digitalisieren und mit anderen Systemen verbinden wollen, sind sie aber der schwerere Weg.

📋 Die 9 wichtigsten Auswahlkriterien

Bevor du Anbieter vergleichst, schreib auf, was dein Betrieb wirklich braucht. Diese Fragen helfen:

1. Angebot und Rechnung: Kann die Software Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen? Kann sie E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen?
2. Aufmaß: Kannst du vor Ort messen und die Werte direkt ins Angebot übernehmen?
3. Plantafel: Siehst du auf einen Blick, wer wann wo ist? Kannst du per Ziehen und Ablegen umplanen?
4. Baustellendokumentation: Fotos, Bautagebuch, Abnahme mit Unterschrift auf dem Tablet?
5. Zeiterfassung: Stempeln die Mitarbeiter per App und landen die Zeiten direkt im Projekt?
6. Material und Großhandel: Unterstützt die Software Datanorm (Preislisten des Großhändlers als Datei) und IDS-Connect (direkt im Shop des Großhändlers bestellen und den Warenkorb ins Angebot übernehmen)? Für SHK und Elektro ist das fast unverzichtbar.
7. Steuerberater: Gibt es einen DATEV-Export oder eine Anbindung an Lexware Office oder sevDesk?
8. Schnittstelle (API): Lassen sich Kunden und Projekte von außen anlegen, zum Beispiel aus deinem Kontaktformular oder CRM? Gibt es eine öffentliche Dokumentation?
9. Vertrag und Daten: Wie lange läuft der Vertrag? Wie lange ist die Testphase? Wie bekommst du beim Wechsel deine Daten heraus?

🧾 E-Rechnung: Was ab 2027 auf dich zukommt

Die E-Rechnung ist kein PDF, sondern eine Datei mit strukturierten Daten, die eine Buchhaltungssoftware automatisch lesen kann. Die bekanntesten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Laut Bundesfinanzministerium gilt:

• Seit 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können.
• Bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Betriebe statt einer E-Rechnung noch Papier oder (mit Zustimmung des Empfängers) PDF verschicken.
• Ab 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Geschäftskunden E-Rechnungen schicken.
• Ab 1. Januar 2028 gilt das für alle Betriebe.

Die Pflicht betrifft Rechnungen an Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht erfasst.

🔌 Warum die Schnittstelle über deine Anfragen entscheidet

Eine API (Programmierschnittstelle) ist eine Art Steckdose, über die zwei Programme automatisch Daten austauschen. Klingt technisch, hat aber einen sehr praktischen Effekt.

Stell dir diesen Ablauf vor: Ein Hausbesitzer fragt über deine Website ein neues Dach an. Die Anfrage landet in deinem CRM. Er bekommt sofort eine Bestätigung und einen Terminvorschlag für die Besichtigung. Sobald der Termin steht, wird er in deiner Handwerkersoftware automatisch als Kunde mit Projekt angelegt, inklusive Adresse, Telefonnummer und der Info, über welche Anzeige er kam. Niemand tippt etwas ab.

Ohne Schnittstelle sieht das anders aus: Die Anfrage kommt per Mail, jemand ruft zurück, wenn Zeit ist, und überträgt die Daten später von Hand. Dabei gehen Anfragen verloren. Wie stark die Reaktionszeit über den Auftrag entscheidet, zeigt unser Beitrag zu Speed to Lead.

Drei Begriffe solltest du kennen:

• API: Daten können von außen gelesen und geschrieben werden, etwa „lege diesen Kunden an“.
• Webhook: Die Software meldet von sich aus, wenn etwas passiert, zum Beispiel „Angebot wurde angenommen“. So kann dein CRM sofort reagieren.
• Zapier oder Make: Baukästen, mit denen sich Programme ohne Programmierung verbinden lassen. Gut für einfache Abläufe, kosten aber eine eigene Monatsgebühr.

Welche Anbieter wie offen sind

„Nicht gefunden“ heißt: Auf den öffentlichen Seiten des Herstellers war nichts dazu zu finden. Das kann sich ändern, frag im Zweifel nach.

Zwei Anbieter stechen heraus. HERO hat eine eigene Lead-Schnittstelle, die ausdrücklich dafür gebaut ist, Kontaktformulare, Portale und CRM-Systeme anzubinden. Dabei werden sogar die Quelle der Anfrage und der Projektstatus mitgegeben. Craftnote veröffentlicht seine komplette Schnittstellen-Dokumentation auf GitHub, inklusive Webhooks, und der Inhaber kann den Zugangsschlüssel selbst erstellen.

Das Programm geht noch einen Schritt weiter und bietet eine MCP-Schnittstelle an. MCP ist ein Standard, über den KI-Assistenten wie ChatGPT oder Claude direkt mit einer Software arbeiten können, also etwa Kunden suchen oder Angebotsdaten abrufen.

🏆 Die Anbieter im Vergleich

Überblick

Stand: 20.10.2026. Lizenzmodelle unterscheiden sich stark: Manche Anbieter rechnen pro Nutzer, andere pro Paket mit enthaltenen Nutzern. Vergleiche deshalb immer den Preis für deine tatsächliche Teamgröße.

HERO

HERO ist eine Cloud-Lösung mit Browser-Oberfläche und App. Enthalten sind Angebot und Rechnung, digitale Plantafel, Zeiterfassung, mobiles Aufmaß und Wartungsaufträge. Großhändler lassen sich über IDS-Connect und Datanorm anbinden.

• Schnittstelle: zwei dokumentierte APIs. Die Lead-API legt Projekte aus Formularen, Portalen oder CRM-Systemen an und erkennt doppelte Kunden über E-Mail und Telefon. Die GraphQL-API erlaubt Lesen und Schreiben von Kontakten, Projekten, Dokumenten und Terminen. Den Schlüssel gibt es laut HERO kostenlos über den Support.
• KI: „HERO Copilot“ für Automationen und „HERO Voice“ als KI-Telefonassistent mit Minutenpaketen.
• Preis: ab 69 Euro im Monat inklusive einer Lizenz, App-Lizenzen ab 22 Euro.
• Datenübernahme: Kunden und Preise importiert HERO im Rahmen der Einrichtung.

Passt gut, wenn du viele Anfragen aus Website und Werbung bekommst und diese automatisch übergeben willst.

Plancraft

Plancraft ist eine Cloud-Software aus Hamburg mit sehr breiter Gewerkeliste vom Maler bis zum Generalunternehmer. Angebote entstehen per Ziehen und Ablegen. Dazu kommen Aufmaß, Plantafel, Bauakte, Nachkalkulation, Zeiterfassung und E-Rechnung.

• Schnittstelle: Datanorm-Import, GAEB-Import und -Export, DATEV-Export und Excel-Upload. Eine offene API haben wir nicht gefunden.
• KI: Angebotsentwürfe aus Notizen, Sprachaufnahmen, Fotos oder Aufmaßen, mit einem monatlichen Kontingent.
• Preis: Business ab 59,90 Euro, Pro ab 109,90 Euro, Premium ab 199,90 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung.

Passt gut, wenn schnelle, saubere Angebote für dich am wichtigsten sind und du keine Anbindung an andere Systeme brauchst.

Craftnote

Craftnote kommt aus der Baustellendokumentation: digitale Baumappe, Bautagebuch, Fotos, Chat, Rapporte, Zeiterfassung und Plantafel. Angebote und Rechnungen laufen über das Zusatzpaket „Büro Plus“. Optional gibt es Fahrzeugortung mit automatischem Fahrtenbuch.

• Schnittstelle: die offenste im Vergleich. Öffentliche REST-API mit vollständiger Dokumentation auf GitHub, Webhooks für Echtzeit-Meldungen, Schlüssel erstellt der Inhaber selbst. Laut Craftnote kostet die Schnittstelle derzeit nichts extra. Dazu kommen über 20 fertige Anbindungen an andere Branchenprogramme.
• Preis: Baustellen-Zugang 14,90 Euro, Büro-Paket 29,90 Euro, Büro Plus mit Angeboten und Rechnungen 49,90 Euro, jeweils pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Mindestens ein Büro-Paket ist nötig. Der Vertrag läuft ein Jahr und verlängert sich, wenn du nicht drei Monate vorher kündigst.

Passt gut, wenn du schon ein Programm für Angebote hast und vor allem die Baustelle besser organisieren willst.

ToolTime

ToolTime aus Berlin bietet Rechnungsprogramm, Angebote mit Großhändler-Anbindung, Baustellenplanung, Dokumentation, Zeiterfassung und mobiles Aufmaß. E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD ist laut Website enthalten, ebenso DATEV-Export und Anbindung an Lexware Office.

• Schnittstelle: ToolTime nennt eine „Public API“ im Beta-Status. Eine öffentliche technische Dokumentation haben wir nicht gefunden.
• KI: „ToolTime Assistant“ als KI-Telefonassistent und „ToolTime Echo“ für Dokumentation per Spracheingabe.
• Preis: Solo 69 Euro, Team 145 Euro, Max 279 Euro im Monat im ersten Jahr bei Jahresabo. Ab dem zweiten Jahr 79, 149 und 299 Euro. Mindestlaufzeit zwölf Monate.

Passt gut, wenn du eine runde Komplettlösung für einen kleinen Betrieb suchst und die Schnittstelle zweitrangig ist.

openHandwerk

openHandwerk ist eine webbasierte Lösung mit Angebots- und Auftragsverwaltung, Plantafel, Zeiterfassung, Dokumentation, Mahnwesen, Lager- und Maschinenverwaltung. Datanorm, DATEV und GAEB sind dabei.

• Schnittstelle: REST-API und Zapier-Anbindung. openHandwerk nennt als Beispiel sogar ausdrücklich die Verbindung mit einem CRM für die Leadgenerierung. Für größere Anpassungen gibt es ein kostenpflichtiges Entwicklungsangebot.
• Preis: je nach Tarif und Laufzeit 20 bis 60 Euro pro Nutzer und Monat.

Passt gut, wenn du viel automatisieren willst, aber keinen eigenen Programmierer hast.

Das Programm

Das Programm richtet sich vor allem an kleine Betriebe. Es bietet Angebote, Aufträge, Abschlags- und Schlussrechnungen, Aufmaß, Zeiterfassung, Bautagebuch und Unterschriften. Schnittstellen gibt es zu Datanorm, GAEB, IDS-Connect, DATEV, Lexware Office und sevDesk. Für Dachdecker gibt es eine eigene Anbindung an den Leistungskatalog „Leistungen Dach“.

• Schnittstelle: GraphQL-API mit Lese- und Schreibzugriff, Schlüssel pro Benutzer im System. Dazu eine MCP-Schnittstelle für KI-Assistenten. Die Nutzung setzt die Zustimmung zu einem eigenen Punkt der AGB voraus.
• KI: Spracherkennung und Anbindung an ChatGPT und Claude für Arbeitsberichte und Texte.
• Preis: Basis 39,90 Euro, Pro 49,90 Euro pro Büro-Nutzer und Monat.

Passt gut, wenn du klein bist, technisch offen und KI direkt im Alltag nutzen willst.

Craftboxx

Craftboxx ist auf Einsatz- und Auftragsplanung spezialisiert. Kunden, Aufträge und Material lassen sich per CSV oder Excel einlesen. Für die Buchhaltung gibt es Anbindungen an Lexware Office und sevDesk.

• Schnittstelle: offene API, Webhook für Echtzeit-Ereignisse und Zapier-Anbindung.
• Preis: ab 15,99 Euro pro Nutzer und Monat im Jahresabo, 19,99 Euro monatlich kündbar. Einrichtungspakete ab 499 Euro.

Passt gut, wenn die Planung deiner Teams das größte Problem ist.

Meisterwerk

Meisterwerk ist modular aufgebaut: Ein Basispaket mit Auftragsverwaltung, Dokumentation und Chat, dazu buchbare Module für Planung, Zeiterfassung, Formulare sowie Angebote und Rechnungen. Laut Hersteller nutzen über 8.000 Handwerker die App.

• Schnittstelle: Lexware Office, sevDesk und bexio. Eine öffentliche API ist laut Startseite „in Kürze“ geplant.
• Preis: Basis ab 59 Euro im Monat mit drei Nutzern, jeder weitere Nutzer 15 Euro, Module zwischen 6 und 25 Euro.

Passt gut, wenn du klein startest und nur die Module bezahlen willst, die du brauchst.

pds

pds ist eine umfangreiche Branchenlösung für mittlere und größere Betriebe, vor allem in SHK, Elektro, Solar, Maler, Dach und Zimmerei. Neben Angebot, Aufmaß und Rechnung sind Lager, Service und Wartung, Ressourcenplanung sowie Finanz- und Lohnbuchhaltung enthalten. Die Software läuft lokal oder als Mietmodell.

• Schnittstelle: REST-API, über die laut pds auch CRM- und KI-Systeme angebunden werden. Die Dokumentation gibt es nicht öffentlich, die Anbindung läuft über Beratung.
• Preis: im Mietmodell zum Beispiel 130 oder 230 Euro pro Büro-Arbeitsplatz und Monat, viele Bausteine auf Anfrage.

Passt gut, wenn du einen größeren Betrieb mit eigener Lohnbuchhaltung und Kundendienst hast.

STREIT V.1 und TAIFUN

Beide sind klassische Windows-Programme mit langer Geschichte, starker Kalkulation und sehr vollständigen Branchenschnittstellen (Datanorm, IDS, GAEB, DATEV, bei STREIT auch UGL und ZUGFeRD). Mobile Apps gibt es für einzelne Aufgaben wie Zeiterfassung und Aufmaß. Eine offene API haben wir bei beiden nicht gefunden. Preise gibt es nur auf Anfrage.

Passen gut, wenn du schon damit arbeitest, zufrieden bist und keine Verbindung zu anderen Systemen brauchst. Für einen Neustart würden wir heute eher eine Cloud-Lösung wählen.

Nicht mehr empfehlenswert: TopKontor Handwerk

Laut einem Partnerbeitrag von tera.de ist der Support für TopKontor Handwerk eingestellt. Wer es noch nutzt, sollte den Wechsel planen.

💶 Was kostet Handwerkersoftware?

Die Preise hängen vor allem an zwei Dingen: wie viele Leute damit arbeiten und ob sie im Büro oder auf der Baustelle sitzen. Büro-Lizenzen sind teurer als reine App-Zugänge für Monteure.

Das sind grobe Richtwerte aus den Preisseiten. Rechne für deinen Betrieb genau nach, denn Zusatzmodule wie KI-Telefonie, Fahrzeugortung oder Einrichtungspakete kommen oft dazu.

🏠 Welche Software für welches Gewerk?

Fast alle Anbieter werben mit „für alle Gewerke“. In der Praxis gibt es Unterschiede.

Dachdecker und Zimmerer brauchen oft eine Kalkulation mit Dachflächen, Firsten und Durchdringungen. Dafür gibt es Spezialsoftware wie smartDach mit dem Leistungskatalog „Leistungen Dach“ (laut Anbieter mehr als 28.000 vorkalkulierte Leistungen) oder MF Dach für das Aufmaß. Diese laufen bisher überwiegend lokal, smartDach wird laut Hersteller gerade in die Cloud gebracht. Allgemeine Lösungen wie Das Programm binden „Leistungen Dach“ per Schnittstelle an. Mehr zum Marketing für den Betrieb findest du auf unserer Seite Online-Marketing für Dachdecker.

SHK und Elektro arbeiten mit viel Material vom Großhandel. Hier ist IDS-Connect fast unverzichtbar, ebenso eine gute Wartungsverwaltung. Starke Kandidaten sind pds, TAIFUN, STREIT V.1 und unter den Cloud-Lösungen HERO und ToolTime.

Maler, Fliesen- und Bodenleger profitieren am meisten von schnellem Aufmaß und einfachen Angeboten. Plancraft, ToolTime und Das Programm haben dafür mobiles Aufmaß, das direkt ins Angebot fließt.

Garten- und Landschaftsbau braucht vor allem gute Planung von Kolonnen und Maschinen. Schau dir Plantafel und Maschinenverwaltung genau an, etwa bei openHandwerk (mit Maschinenverwaltung) oder Craftboxx (spezialisiert auf Einsatzplanung).

Einen Überblick über unser Angebot für alle Gewerke findest du auf der Seite Marketing für Handwerk.

🤖 KI in der Handwerkersoftware: Was es 2026 wirklich gibt

Fast jeder Anbieter wirbt inzwischen mit künstlicher Intelligenz. Es lohnt sich, genau hinzuschauen, was dahintersteckt.

Was heute schon funktioniert:

• KI-Telefonassistent: nimmt Anrufe an, wenn niemand im Büro ist, fragt das Anliegen ab und legt eine Notiz an. Angeboten zum Beispiel von HERO („HERO Voice“) und ToolTime („ToolTime Assistant“).
• Dokumentation per Sprache: Der Monteur spricht den Bericht ins Handy, die KI macht daraus einen sauberen Text. Zum Beispiel ToolTime Echo oder die Sprachfunktion bei Das Programm.
• Angebotsentwürfe: Aus Notizen, Fotos oder Aufmaß entsteht ein erster Angebotsentwurf, etwa bei Plancraft. Den musst du immer prüfen.

Was noch nicht fertig zu kaufen ist: eine KI, die selbstständig disponiert, also Mitarbeiter, Fahrzeuge und Material automatisch auf Baustellen verteilt. In unserer Recherche haben wir das bei keinem der großen Anbieter als ausgeliefertes Produkt gefunden. Klassische Plantafeln mit Ziehen und Ablegen sind Stand der Technik.

Vorsicht bei Zahlen ohne Quelle. Im Netz kursieren Versprechen wie „68 Prozent weniger Fehler in der Disposition“. Wenn keine Studie genannt wird, ist die Zahl wertlos. Auch Umfragen der Anbieter selbst sind Werbung, keine unabhängige Erhebung.

Der Weg für Betriebe, die mehr wollen: Wer eine Software mit offener Schnittstelle hat, kann KI-Abläufe selbst ergänzen. Zum Beispiel einen KI-Mitarbeiter, der Anfragen rund um die Uhr beantwortet und Termine bucht, oder Automatisierungen, die Material nachbestellen. Ohne Schnittstelle geht das nicht. Wie das im Handwerk aussieht, zeigen wir auf der Seite KI-Automation für Handwerker, für Dachdecker unter KI-Automation für Dachdecker.

🔄 Wechsel ohne Datenchaos: so gehst du vor

Ein Dachdeckerbetrieb aus unserem Unternehmerkreis plant gerade genau das: weg von einer gewachsenen Kombination aus Branchen-App und Warenwirtschaft, hin zu einer durchgängigen Betriebsführung. Sein Zeitplan: erst eine Marktübersicht, dann die Frage, wie die Daten aus den Altsystemen herauskommen, und erst danach die Entscheidung. Das ist die richtige Reihenfolge. Diese Schritte haben sich bewährt:

1. Bestand aufnehmen. Welche Programme nutzt ihr heute, für welche Aufgabe? Oft sind es mehr als gedacht: Branchen-App, Warenwirtschaft, Excel-Listen, Lohnprogramm.
2. Export klären, bevor du kündigst. Frag jeden bisherigen Anbieter schriftlich: Welche Daten kann ich in welchem Format exportieren? Kunden, Artikel, offene Angebote, Rechnungen, Projekte, Fotos. Ein CSV- oder Excel-Export für Kunden und Artikel ist das Minimum.
3. Material und Preislisten. Artikelstämme kommen meist frisch per Datanorm oder IDS-Connect vom Großhändler. Eigene Artikel und Leistungstexte musst du gesondert exportieren.
4. Offene Vorgänge. Laufende Angebote und unbezahlte Rechnungen entweder im Altsystem zu Ende bringen oder vollständig übernehmen. Nichts in der Mitte abreißen lassen.
5. Nummernkreise. Rechnungsnummern müssen eindeutig bleiben. Starte im neuen System mit einem neuen Kreis, der sich nicht mit dem alten überschneidet.
6. Archiv sichern. Nach § 147 Abgabenordnung musst du Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufbewahren, Rechnungen und andere Buchungsbelege acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Daten müssen in dieser Zeit lesbar und für das Finanzamt auswertbar bleiben. Das Altsystem darf also nicht einfach abgeschaltet werden: Entweder bleibt ein lesender Zugang, oder die Daten werden vollständig in einem auswertbaren Format übernommen. Halte den Wechsel in deiner Verfahrensdokumentation fest und sprich ihn mit deinem Steuerberater ab.
7. Parallel testen. Nutze die Testphase mit echten Aufträgen, nicht mit Spieldaten. Zwei bis vier Wochen paralleler Betrieb zeigen, ob die Software im Alltag trägt.

🧩 Handwerkersoftware und CRM: so arbeitet beides zusammen

Eine Handwerkersoftware ist dafür gebaut, Aufträge abzuwickeln. Sie ist nicht dafür gebaut, Anfragen zu gewinnen, schnell darauf zu reagieren und Kunden nach dem Auftrag wieder anzusprechen. Genau das macht ein CRM. In unserem Vergleich zum CRM für Handwerker steht, warum das auch für kleine Betriebe einen Unterschied macht.

Wir setzen dafür GoHighLevel ein. Darin laufen Website-Anfragen, Anrufe, WhatsApp und Bewertungen an einem Ort zusammen. Automatische Abläufe beantworten Anfragen sofort, erinnern an Termine und fragen nach dem Auftrag nach einer Google-Bewertung. Alle Funktionen, Preise und Anleitungen auf Deutsch findest du bei GHL Deutschland. Was GoHighLevel speziell für Handwerker kann, steht auf der Seite GoHighLevel für Handwerker, für Dachdecker auf GoHighLevel für Dachdecker.

Die Verbindung zur Handwerkersoftware läuft über die Schnittstellen:

• über die API von GoHighLevel und die API der Handwerkersoftware, etwa die Lead-API von HERO oder die REST-API von Craftnote,
• über Webhooks, damit ein angenommenes Angebot in der Handwerkersoftware im CRM einen Ablauf startet, zum Beispiel die Bitte um eine Bewertung nach Projektende,
• oder über Zapier, wenn die Handwerkersoftware dort angebunden ist, wie bei openHandwerk und Craftboxx.

Deshalb ist die Schnittstelle für uns das wichtigste Auswahlkriterium neben dem Funktionsumfang. Wenn du die Software noch nicht ausgewählt hast, nimm eine mit offener API. Dann lässt sich das Marketing später ohne Umwege anbinden. Wie so ein Ablauf von der Anfrage bis zur Nachfass-Mail aussieht, zeigen wir unter Marketing-Automation und im Beitrag Marketing-Automation im Handwerk.

✅ Unsere Empfehlung nach Situation

Teste immer mindestens zwei Lösungen parallel mit einem echten Auftrag. Bei den Cloud-Anbietern liegen die Testphasen zwischen 7 und 30 Tagen.

❓ Häufige Fragen

Was kostet eine Handwerkersoftware?

Für kleine Betriebe liegen die Kosten meist zwischen 40 und 90 Euro im Monat, bei 3 bis 10 Mitarbeitern zwischen 100 und 350 Euro. Abgerechnet wird pro Nutzer oder pro Paket. Größere Branchenlösungen wie pds, STREIT V.1 oder TAIFUN kosten mehr und haben oft nur Preise auf Anfrage.

Welche Handwerkersoftware ist die beste?

Eine beste für alle gibt es nicht. Für kleine Betriebe sind Das Programm, Plancraft und ToolTime gut. Wer Anfragen automatisch aus Website und CRM übernehmen will, fährt mit HERO, Craftnote oder openHandwerk besser, weil sie eine offene Schnittstelle haben. Größere Betriebe mit Lohn und Kundendienst schauen sich pds oder TAIFUN an.

Gibt es kostenlose Handwerkersoftware?

Unter den Anbietern, die wir geprüft haben, ist keiner dauerhaft kostenlos. Die Cloud-Anbieter bieten aber kostenlose Testphasen von 7 bis 30 Tagen, Plancraft, Craftnote und Meisterwerk zum Beispiel ohne Zahlungsdaten. Achte bei kostenlosen Programmen darauf, dass sie E-Rechnungen erstellen können, das wird ab 2027 wichtig.

Ist Lexware Office für Handwerker geeignet?

Für Rechnungen und Buchhaltung ja. Aufmaß, Plantafel und Baustellendokumentation hat Lexware Office aber nicht. Viele Handwerkerprogramme wie ToolTime, Craftboxx, Meisterwerk und Das Programm binden Lexware Office deshalb als Buchhaltung an.

Welche KI-Software ist für Handwerker geeignet?

Ausgereift sind heute KI-Telefonassistenten, Dokumentation per Sprache und Angebotsentwürfe aus Notizen. HERO, ToolTime, Plancraft und Das Programm bieten solche Funktionen. Eine KI, die selbstständig Baustellen und Personal plant, gibt es noch nicht als fertiges Produkt.

Welche App kann ich als Handwerker für Aufträge nutzen?

Alle Cloud-Lösungen in unserem Vergleich haben eine App für iPhone und Android. Für die reine Baustellenarbeit mit Fotos, Zeiten und Chat ist Craftnote spezialisiert. Komplettlösungen mit App sind HERO, ToolTime, Plancraft, Meisterwerk und Das Programm.

Brauche ich eine Handwerkersoftware mit API?

Wenn du Anfragen über Website, Google oder Social Media bekommst, ja. Mit einer API landen neue Anfragen automatisch als Kunde in der Software, und dein CRM kann nach dem Auftrag selbstständig um eine Bewertung bitten. Ohne API tippt jemand alles von Hand ab.

Muss ich beim Softwarewechsel das alte Programm behalten?

Die Daten ja, das Programm nicht unbedingt. Bücher und Jahresabschlüsse musst du zehn Jahre aufbewahren, Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre. Wenn du die Daten nicht vollständig und auswertbar ins neue System übernimmst, brauchst du für diese Zeit einen lesenden Zugang zum alten. Sprich das mit deinem Steuerberater ab.

Fazit

Eine gute Handwerkersoftware spart dir jeden Tag Zeit im Büro und auf der Baustelle. Wer heute neu auswählt, sollte auf drei Dinge achten: eine Cloud-Lösung mit App, E-Rechnung nach XRechnung und ZUGFeRD und eine offene Schnittstelle. Die Schnittstelle wird oft vergessen, dabei entscheidet sie, ob deine Software mit dem Marketing zusammenarbeitet oder ob Anfragen weiter von Hand übertragen werden.

Wenn neue Anfragen bei dir noch von Hand in die Software wandern, richten wir die Verbindung für dich ein: Anfrage auf der Website, Sofortantwort und Termin in GoHighLevel, Übergabe als Kunde an HERO, Craftnote oder eine andere Software mit API. Schau dir an, wie wir Handwerksbetrieben zu mehr Anfragen verhelfen, oder lies unsere Tipps zum Marketing für Handwerker.